Peu d’autres industries ont autant souffert que les services événementiels ces dernières années. Heureusement, les pousses vertes apparues en 2022 grâce au retour des événements en personne semblent sur le point de se développer en 2023.
Mais face à des perspectives économiques incertaines, comment une agence moderne peut-elle saisir les opportunités tout en équilibrant les risques ?
1. Concentrez-vous intensément sur le temps indiqué par rapport au temps facturé
L’agence de services événementiels moderne s’appuie sur un réseau complexe de fournisseurs et de partenaires. Chez Scoro, où bon nombre de nos clients sont des agences événementielles, l’un des maux de tête les plus fréquents que l’on nous demande d’aider à résoudre est qu’ils disposent de peu d’informations en temps réel sur les dépenses, les coûts et le contrôle budgétaire. La soumission de bons de commande (PO) à partir d’un tableur ou d’un outil de comptabilité et la consolidation et le suivi manuels de ces informations est une perte de temps considérable.
Ne pas avoir une idée claire de l’avancement de votre projet par rapport à la façon dont il était prévu signifie que votre prestation de services pourrait finir par être plus Fyre Festival que Fire.
Comment faire le changement : En vous assurant que votre entreprise fonctionne à partir d’une plate-forme intégrée telle que Scoro, vous pouvez obtenir les informations dont vous avez besoin pour vous aider à établir et à maintenir des relations avec les clients, les partenaires et les fournisseurs de services. Vous repérerez les dépassements de coûts potentiels et les retards de livraison ou de paiement à la volée avant qu’ils ne deviennent un désastre. Par exemple Scoro Conseil coté vs. facturé vous permet de retracer facilement les factures des fournisseurs par rapport aux devis originaux pour repérer les écarts au fur et à mesure qu’ils surviennent.
« Nous pouvons désormais suivre les coûts budgétés en temps réel par rapport aux coûts réels, y compris les répartitions complètes de la main-d’œuvre. » Kirsty Todd, signalisation consolidée
2. Comprendre la rentabilité au niveau du projet
En raison de la hausse de l’inflation, de la forte demande et de la hausse des coûts des événements, les organisations devront allouer plus de budget à leurs événements ou pousser les agences à offrir plus pour moins cher. Une étude de CWT a révélé que le coût par participant en 2022 était 25 % plus élevé qu’avant la pandémie, et ils prévoient une nouvelle augmentation de 7 % en 2023.
Le danger pour les agences de services événementiels est que ces coûts plus élevés réduisent leurs marges bénéficiaires. De plus, la possibilité d’un ralentissement économique encore plus grave à l’horizon signifie que les organisateurs d’événements seront soumis à plus de pression pour montrer le retour sur investissement des événements et prouver leur valeur.
La clé ici est de maximiser l’efficacité, et l’ancienne façon de travailler avec des feuilles de calcul et d’espérer le meilleur ne suffit pas. Un obstacle majeur auquel les agences de services événementiels sont confrontées dans leur tentative de mise à l’échelle est le recours à des processus manuels obsolètes dont la maintenance nécessite du temps et des ressources humaines.
Comment faire le changement : Suivez chaque étape de votre processus organisationnel en un seul endroit pour trouver les domaines à améliorer et à réduire les coûts. Pour ce faire, vous devez mettre en œuvre des processus standardisés et utiliser la technologie pour rationaliser les tâches manuelles et réduire les coûts des événements. Il n’y a rien de plus décevant que de réfléchir à un événement après coup, pour constater que vous avez laissé les coûts vous échapper et que vous vous attendez à réaliser un bénéfice beaucoup plus faible que prévu. Heureusement, vous pouvez surveiller les budgets en temps réel et vous assurer que les coûts ne dépassent pas les bénéfices avec Scoro. Rapport de travail en cours.
« Scoro nous a fourni une analyse financière en temps réel et nous a permis de nous débarrasser de la redoutable feuille de calcul Excel. » Adrian Strittmatter, PDG, SAENTYS
3. Gérez la croissance de l’agence avec une meilleure technologie
L’un des problèmes les plus courants rencontrés par les agences événementielles lors de leur mise à l’échelle concerne les outils hérités et leurs limites. L’utilisation d’outils de vente, de comptabilité, de devis et de gestion du travail isolés en tant que petite organisation, bien que certainement pas idéale, est presque gérable. Mais pour profiter de l’essor de l’industrie et croître avec succès, il faut quelque chose de plus. Pour gagner en efficacité, réduire les coûts et augmenter la visibilité, les entreprises doivent passer à des logiciels intégrés, car cela vous permet d’héberger vos données d’événement dans une seule source de vérité. Il facilite également le flux de données entre les systèmes internes, tels que le marketing/CRM, les ressources humaines, les systèmes financiers, etc.
Cela fournit non seulement une vue globale de l’ensemble de votre programme de réunions et d’événements, mais vous permet également de normaliser et d’appliquer des politiques globales dans votre organisation et d’améliorer les rapports. Bien sûr, cela peut être difficile, car certains départements de votre entreprise peuvent être très attachés aux systèmes existants.
Comment faire le changement : Assurez-vous que vos données d’événement ne sont pas isolées des autres systèmes internes. Utilisez une plate-forme logicielle robuste qui peut s’intégrer à (ou remplacer) vos systèmes de base pour créer une source unique de vérité et améliorer la mesure. Scoro offre une solution complète et complète qui répondra facilement aux besoins de toute entreprise de services événementiels. Mais nous vivons aussi dans le monde réel, donc s’il y a un outil que vous utilisez déjà pour une partie de votre processus et dont vous ne pouvez pas vous passer, il y a de fortes chances que nous avons une intégration cela signifie que vous pouvez toujours placer cela dans la grande image.
« Scoro est très puissant et riche en fonctionnalités sans être trop complexe à utiliser. La plateforme est facile à utiliser et ajoute régulièrement de nouvelles fonctionnalités ; il fonctionne sur un logiciel dont vous savez qu’il fonctionne et qui est constamment amélioré. Mindy Brenneman, Collège communautaire de Salt Lake
Conclusion:
Grâce à la plateforme intégrée de Scoro, les entreprises de services événementiels peuvent gérer leurs ventes, projets, bons de commande et finances à partir du même endroit. Les fonctionnalités d’analyse, de tableau de bord et de création de rapports de Scoro fournissent aux responsables des services événementiels les outils et les données dont ils ont besoin pour comprendre :
- Quoted vs Invoiced pour suivre facilement les factures des fournisseurs par rapport aux devis originaux afin de détecter les écarts et de gérer efficacement les budgets.
- Rentabilité au niveau du projet pour éviter les projets incontrôlables qui finissent par coûter plus cher à votre entreprise qu’ils ne s’additionnent.
- Work-In-Progress pour avoir un aperçu de la santé financière complète de tous vos projets afin qu’ils sachent exactement ce qui doit être amélioré et comment.
Nous avons aidé plus de 20 000 utilisateurs dans plus de 60 pays à travers le monde à faire évoluer leurs flux de travail et à augmenter leur rentabilité grâce à une plateforme facile à utiliser. Inscrivez-vous pour un essai gratuit aujourd’hui et voyez comment nous pouvons vous aider.
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